VISOV volontaires numériques en gestion d'urgence | French-speaking Virtual Operations Support Team #VOST | Social Media in Emergency Management #SMEM

Livret d’accueil membres


Bienvenue chez VISOV !


VISOV a été créée sur la base des “Virtual Operations Support Teams” (VOST) qui préexistaient chez nos homologues anglo-saxons, notamment américains. VISOV est d’ailleurs reconnue comme la seule VOST francophone (www.vosg.us).
Bien qu’active depuis 2012, VISOV est devenue une association en janvier 2014.
A ce jour, outre le Conseil d’Administration composée de 6 membres, VISOV compte 60 adhérents et une centaine de volontaires et sympathisants.

Sur ce site alimenté régulièrement, vous trouvez la liste des volontaires/sympathisants et de nombreuses lectures utiles que nous vous encourageons à parcourir au plus tôt de votre intégration.

 

1) Quelle est la mission de VISOV ?

VISOV ne se substitue pas aux autorités responsables de la gestion de crise mais leur propose un soutien sur différents points (liste non exhaustive) :

  • Agrégation d’informations pertinentes triées, filtrées, éventuellement recoupées en provenance des médias sociaux
  • Diffusion de messages de prévention hors crise et pendant la crise : qu’il s’agisse de s’éloigner des zones à risques, d’indiquer les itinéraires à suivre ou ne pas suivre, ou encore d’indiquer les axes à éviter afin de ne pas gêner l’arrivée des secours attendus en renfort
  • Détection de rumeurs, vérification d’informations et publication de démentis
  • Interaction citoyenne avec les sinistrés : il est fréquent que durant la crise la phonie (les appels vocaux) ne fonctionne plus, mais que la data (dont les médias sociaux) perdure. VISOV a pu détecter des gens en situation d’urgence et relayer leur position aux services de secours. De même, VISOV peut échanger avec les familles de victimes inquiètes et relaie leurs demandes d’informations auprès des secours compétents.

2) Comment se passe une activation ?

Il existe différents niveaux d’activation selon la gravité, la nature, l’heure de l’événement/incident, et bien sûr la disponibilité des volontaires.
La décision d’activation ESOV est faite par le Conseil d’Administration de VISOV. Une attention particulière est bien entendu donnée aux sollicitations émanant de nos partenaires conventionnés.

 2.1 Constitution d’une “ESOV” :

Lorsqu’une situation d’urgence ou une crise se produit et que l’activation est décidée, une “ESOV” (Equipe de Soutien Opérationnel Virtuel) est créée. L’ESOV porte alors le nom de l’événement (exemple : ESOV inondations Gard).

Cette équipe est composée d’un Team Leader (chef d’équipe), à savoir un membre “ancien” de VISOV, qui aura pour missions principales :

  • la mise à disposition rapide des outils collaboratifs
  • la relation avec le(s) gestionnaire(s) de crise
  • la coordination des volontaires
  • le contrôle des données
  • le retour d’expérience

L’organisation doit rester “souple”, en fonction des circonstances (importance de la crise, impact géographique majeur, type de médias sociaux à surveiller, besoin en cartographie ou non …). Dans certains cas, il peut être envisagé une délégation d’une partie de ces missions à un autre membre “senior”, avec la création de plusieurs sous-ESOV par thématique ou par lieu…

2.2 Deux principales missions 

1/ L’action principale de l’ESOV sera un travail de collecte d’informations (monitoring, crowdsourcing) compilé dans un “classeur de déploiement” ou dit “classeur collaboratif”. Ce classeur (sorte de main courante) a pour modèle d’origine celui des VOST anglophones, c’est pourquoi il est disponible sous le format Google Spreadsheets. Depuis, il a été simplifié et adapté aux spécificités des équipes francophones et aux autorités qui nous mobilisent.
Le lien vers le classeur est mis à disposition par le Team Leader dans les meilleurs délais et les volontaires sont invités à suivre les premières consignes, dont celles indiquées dans le 1er onglet du classeur.

2/ Une deuxième mission de l’ESOV, à savoir la cartographie collective (crowdmapping) de l’événement en cours, peut également être lancée. Néanmoins, sous la condition d’avoir un nombre suffisant de volontaires effectuant la mission “monitoring” qui demeure prioritaire.

 

3) Ce qu’il faut savoir pour réussir votre intégration 

3.1 Intégrez nos salles WhatsApp !

> Après avoir longtemps utilisé Skype, VISOV privilégie l’application WhatsApp au quotidien. Le choix de quitter Skype avait été motivé par de nombreux bogues de notifications. WhatsApp est donc le principal canal de communication entre volontaires (la “salle MSGU” sur Skype ne constituant plus qu’un outil de remplacement).

> Il existe une version de WhatsApp pour les trois principaux OS mobile :
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.whatsapp&hl=fr
Apple: https://itunes.apple.com/fr/app/whatsapp-messenger/id310633997?mt=8
Windows: https://www.microsoft.com/fr-fr/store/apps/whatsapp/9wzdncrdfwbs

> Une fois l’application téléchargée sur le téléphone, n’oubliez pas d’utiliser sa version web quand vous êtes sur votre ordinateur : https://web.whatsapp.com/

Pour y avoir accès : sur l’ordinateur se rendre à l’adresse ci-dessus, et sur le téléphone sélectionner les 3 points “Menu” à droite. Puis “WhatsApp Web”. Cliquer sur le “+” en haut à droite, puis aligner le QR code dans la fenêtre.
La version Web ne fonctionne que si le téléphone est allumé et en zone de couverture (GSM et/ou Wi-Fi).

> Dans votre profil de compte, merci d’indiquer votre prénom/nom (“LudovicLux”) ou votre prénom/département (“David86”) ou prénom/organisme (“FrantzCOGIC”) pour qu’on puisse tous bien vous identifier.

> Les différentes salles WhatsApp de VISOV dans lesquelles vous allez être intégré(e) :

– la salle Volontaires : c’est dans cette salle “de base” que se déroule l’essentiel des échanges quotidiens entre les volontaires et les représentants des structures partenaires. Nous vous conseillons de la mettre en “mode silence”, voire de désactiver les notifications du fait du grand nombre de notifications.
Si un événement grave se déroule mais qu’une activation proprement dite n’est pas décidée ou pas encore jugée nécessaire, une activité dit de “veille passive” peut y être lancée. Il s’agira alors de publier les résultats de recherche les plus pertinents dans cette salle, même si cela crée un gros flux soudain de notifications.

Volontaires
– la salle Activation : cette salle  d’alerte a pour but de vous informer d’une activation urgente, elle sert de moyen d’alerte des volontaires. Seul le Bureau de VISOV peut émettre un message de mobilisation ou vous informer d’un fait majeur. A la différence de la salle Volontaires, il est demandé aux volontaires de garder cette salle en mode sonore. Aussi, lorsque vous êtes intégré(e) dans cette salle, merci de ne pas répondre, car sinon cela sonnera chez tout le monde. Lorsque une activation 📢  est postée, répondez uniquement en salle Volontaires si vous êtes disponible ou non et donnez votre adresse mail pour améliorer la rapidité d’accès au classeur.

AvatarActivationSalleWA

– la salle Formation dédiée aux échanges sur pratiques/outils de veille ou de cartographie

Formation (2)

– la salle Météo, avec notre partenaire La Radio Météo, et d’autres volontaires passionnés et spécialisés en prévision météo. Elle rassemble tout spécialement nos volontaires/institutionnels intéressés par un suivi météorologique spécifique voire local, hors salle Volontaires. En activation, cette salle soulage la salle ESOV des discussions techniques sur les sujets météorologiques.

SalleMTO

– la salle adhérents, qui permet aux personnes à jour de leur cotisation d’échanger sur l’association, leurs idées et leurs envies.

– la salle ESOV (avatar multicolore) est la salle prête à être activée. “ESOV” désigne une Equipe de Soutien Opérationnel Virtuelle, à savoir une équipe de volontaires (animée par le Team Leader) qui, répondant positivement aux alertes de mobilisation faites dans les salles, sont alors regroupés dans cette salle éphémère. Cette salle portera alors le nom de l’événement ou de l’incident pour lequel nous serons mobilisés. Exemples : ESOV “inondations Var” ou ESOV “séisme Antilles”.  Du fait de la disponibilité des volontaires, l’équipe n’est jamais composée des mêmes personnes, en dehors du noyau dur des membres VISOV les plus anciens et de volontaires les plus actifs. C’est dans cette salle qu’un lien vers le classeur collaboratif sera posté rapidement par le Team Leader (ou son adjoint) en charge de l’activation.couleurESOV

Donc, petit récapitulatif :
1 – Être attentif aux notifications sonores venant de la salle Activation
2 – Répondre si vous êtes “disponible” en salle Volontaires uniquement
3 – Intégrer la salle ESOV (où s’effectueront alors les échanges sur l’épisode urgent en cours et non plus en salle Volontaires)
4 – Remplir le classeur collaboratif, après lecture des consignes du Team Leader et mentionnées en page de couverture du classeur

– d’autres salles thématiques (permanentes ou éphémères) sont également disponibles : cartographie, sécurité civile, feux de forêt, radioamateurs…
Enfin, il existe aussi une salle “Lounge” pour les conversations plus fun ou des échanges hors MSGU.

> Lorsque vous êtes intégré(e) dans les salles (sachant que vous ne répondrez qu’en salle Volontaires), merci de bien vouloir vous présenter en quelques lignes auprès des autres volontaires. Puis, en message privé, indiquer à Sophie ARAGO comment vous souhaitez être présenté(e) dans la liste des volontaires sur le site : à quel titre (personnel ou appartenance professionnelle), fonction (sans abréviation), et le lien url vers votre profil privilégié (Twitter ou LinkedIn).

Si tout le monde ne réagit pas à chaque fois que quelqu’un poste un message dans la salle bleue, merci de penser que la très grande majorité des autres volontaires vous a bien lu ou vous lira a posteriori. Mais, faute de temps – et surtout pour réduire le nombre de notifications -, nous ne pouvons/devons pas réagir à chaque publication.

Si vous souhaitez quitter une ou plusieurs salles, merci de bien vouloir en informer Ludovic Lux ou Sophie ARAGO en amont pour qu’on en comprenne la raison et qu’on trouve ensemble des solutions.
3.2 Quelques consignes WhatsApp

Elles visent justement à améliorer la lecture et à réduire le nombre de notifications dans les salles :

> Veiller à taper vos phrases dans un seul et même message :
– Pour mettre à la ligne (et éviter de faire “entrée” trop souvent), faire un ‘retour forcé’      (‘majuscule’ appuyée + ‘entrée’)
– Quand vous postez une photo, mettre votre texte en guise de légende et non pas en 2ème message.

> Mettre un @xxxxxxx (prénom ou appellation de la personne sur WA), quand votre réponse concerne quelqu’un en particulier.

> Pour que les messages VISOV ou importants ressortent davantage dans le flux de lecture dans les salles WhatsApp, voici la codification appliquée :
📬  simple message (agenda, fonctionnement, partage d’expérience…)
🔵  message/information d’importance
🔴  message de grande importance/info urgente à suivre dans la salle
🔴🔴 message vous demandant de bien lire les échanges dans la salle car escalade probable
🔴🔴🔴 message très urgent, activation 📢 quasi assurée

> Mettre toujours un texte présentant le lien url (tweet, article, document) que vous postez

> Eviter au maximum les mots courts, onomatopées ou émoticônes, du moins seuls dans une notification comme par exemple : LOL, 😉

> Éviter au maximum les abréviations ou acronymes, ou alors préciser leur signification régulièrement

> Penser à mettre les messages importants (liens, consignes,…) en favori ou ‘marqué important’ (sur la version web)

> Écrire en gras (*xxxx*) est à utiliser uniquement pour les messages très importants

> Sans abuser, vous pouvez poster un message vocal, surtout si vous êtes en train de marcher ou s’il vous est plus facile de parler que d’écrire.

 

4) Suivez VISOV sur les réseaux sociaux !

Retrouvez les liens en haut et à droite de notre site.

Twitter : @VISOV1

> Merci de bien vouloir contribuer à viraliser le plus souvent possible les tweets émis ou retweetés depuis @VISOV1 (compte certifié). En application des préceptes MSGU, nous nous attachons à ne retweeter que des comptes officiels ou certifiés, de partenaires ou de toute autre organisation ou personne que nous jugeons fiable et sérieuse.

> Si vous voyez une information urgente sur Twitter (attention à ne pas relayer les rumeurs ou tout fait douteux), outre le fait de poster le lien et le contenu du tweet dans la salle Volontaires, vous pouvez aussi (re)citer en ajoutant @VISOV1 + #MSGU.

Facebook

Nous avons fortement renforcé notre activité sur notre page VISOV ( @visov1). Nous vous invitons bien sûr à aimer cette page et à la faire aimer à vos amis. Cela permettra une meilleure vitalité de nos publications.

Et même si nous y sommes moins présents…

LinkedIn

> Suivez VISOV et aussi le groupe privé “MSGU” que nous administrons

Google +

> Nous disposons d’une page et nous sommes aussi modérateur de la communauté “Médias sociaux en gestion d’urgence”

 

5) Adhérez à VISOV !

Cotiser n’est évidemment pas une obligation pour participer aux activations, mais nous vous remercions par avance de bien vouloir contribuer à l’association.
Merci de cliquer sur ce lien HelloAsso. En 2017, la cotisation individuelle s’élève à 20 euros et à 200 euros pour les institutionnels.

 

6) Téléchargez les applications Vialert, La Radio Météo et Qwidam !

Nous vous invitons à télécharger :
> les applications de notre webradio partenaire La Radio Météo et Qwidam (application d’entraide citoyenne) afin de recevoir leurs alertes. Leurs fondateurs sont adhérents de VISOV et présents dans les salles WhatsApp.
> l’application Vialert de Cedralis pour recevoir nos alertes d’activation (en parallèle de notre dispositif WhatsApp). Via “paramètres>code>mes alertes”, rejoignez notre VISOVTEAM et aussi TESTMOIS (pour les tests mensuels de sonnerie). Même en mode “silence” ou “vibreur”, votre téléphone émettra une sonnerie spécifique.
> Enfin, pensez à télécharger la nouvelle application SAIP lancée par le Gouvernement.
Vous pourrez aussi nous signifier toute autre application qui aurait votre préférence.


Le Bureau de VISOV et tous nos volontaires aux compétences variées ont à cœur de vous accompagner dans votre apprentissage des outils et techniques MSGU. Nous avons également hâte de nous enrichir de votre* venue !

A très vite !

* ah au fait, on se tutoie tous dans les salles WhatsApp 😉

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